NOUVEAU FORFAIT AGILE : Une nouvelle approche de la relation client – fournisseur

Comment combiner deux concepts qui apparaissent de prime abord incompatibles ? D’un côté, la logique forfaitaire, qui tend à tout prévoir, préciser, calibrer à l’avance pour bâtir un engagement de résultat sur une base maîtrisée et stable. De l’autre, l’Agilité qui tend à permettre un démarrage rapide des projets sur la base d’une vision souvent partielle du périmètre à couvrir, et à intégrer le changement de périmètre et de priorités tout au long du projet.

Des tentatives ont lieu, qui dans les faits prennent davantage la forme d’engagements de moyens (équipes agiles) dimensionnés de manière variable et cadencés sous forme de sprints Scrum. A travers cette forme d’assistance technique (régie) déguisée, le prestataire ne prend généralement aucun engagement réel sur le résultat produit, le risque lié à la productivité effective de l’équipe étant essentiellement assumé par le client.

Pourtant, il est possible de mettre en place un cadre contractuel forfaitaire, avec un véritable engagement de résultat, dans un mode de fonctionnement agile permettant un démarrage rapide des projets et une prise en compte des changements tout au long des projets : c’est le Forfait Agile.

LE FORFAIT AGILE, QU’EST-CE QUE C’EST ?

Le forfait Agile est une approche globale de la relation client – fournisseur au sens large, c’est-à-dire aussi bien entre la DSI et ses fournisseurs de services qu’entre la DSI et ses clients internes.

Cette approche globale définit un cadre simple sur les aspects méthodologiques, organisationnels et contractuels sur l’ensemble des étapes du cycle de vie d’un projet :

  • Cadrage / études avant-projet
  • Consultations / Avant-vente & contractualisation
  • Réalisation (externe ou interne)
  • Déploiement et maintenance applicative

C’est une approche élaborée pour adresser des enjeux forts pour les métiers, la DSI et les achats :

1/ Apporter le maximum de valeur aux métiers dans un contexte où le time to market et la capacité à s’adapter rapidement deviennent critiques, avec une logique de mise en œuvre incrémentale, de livraison continue et de déploiement à la demande.

2/ Permettre aux DSI de répondre aux enjeux de leurs métiers en gardant le maximum de latitude sur les modes de sourcing et d’organisation, et en sécurisant les coûts, la qualité et les délais du projet.

3/ Apporter aux Directions des Achats une solution contractuelle irréprochable, cohérente avec les enjeux légaux et la gestion du risque juridique (délit de marchandage).

C’est une approche bâtie sur des principes d’équité, qui permet d’établir et de cultiver des rapports de confiance mutuelle solides et constructifs, avec les métiers et/ou avec les fournisseurs, pour permettre l’épanouissement d’une véritable collaboration durable.

VUE D’ENSEMBLE DES PRINCIPES STRUCTURANTS

Concrètement, le Forfait Agile s’appuie sur les principes structurants suivants :

> Un cadrage soigné dans les phases avant-projet pour identifier les éléments dimensionnant de l’effort de réalisation (et donc de l’engagement forfaitaire)

> Une description granulaire compacte du périmètre fonctionnel et technique à couvrir : le backlog du projet, capable de servir de référentiel commun pour la définition de l’engagement, pour le pilotage de mise en œuvre et pour la gestion du changement de périmètre

> Un engagement forfaitaire (de résultat) sur chaque item du backlog de la part du prestataire, sur la base des éléments rassemblés durant le cadrage.

> Une évaluation de la complexité de chaque item. Celle-ci représente la difficulté de mise en œuvre globale, c’est-à-dire tenant compte de l’ensemble des étapes de la réalisation ; la complexité est associée de manière linéaire à un coût forfaitaire intégrant l’ensemble des composantes de la prestation.

> La possibilité de réaliser des arbitrages sur le périmètre au fil de l’eau : d’ajouter ou de retirer des items au backlog, dans une logique de trade in / trade out à budget constant.

> Un cadre contractuel adapté, permettant de formaliser sans équivoque ce mode de fonctionnement, et surtout une explicitation exhaustive, claire et une validation des principes de fonctionnement avec le prestataire pour engager une collaboration saine basée sur la transparence.

> Une réalisation du projet cadencée en mode Kanban, avec un flux de production continu, un tuilage des phases de conception détaillée, développement, tests et recette métier sur chaque item, et un déploiement à la demande permettant de livrer très rapidement de premiers items puis d’incrémenter la solution au fil de l’avancement des travaux de réalisation.

> Un pilotage opérationnel appuyé sur le backlog projet, permettant de suivre au fil de l’eau l’avancement des items, avec une représentation Burn Up Chart en pivot du pilotage pour visualiser le rythme et l’avancement des travaux.

> Un pilotage contractuel permettant de maintenir l’équilibre du cadre de fonctionnement, de mesurer et d’objectiver l’évolution du périmètre et la mécanique de trade in / trade out.

> Un accompagnement des métiers à la gestion du changement et à la mobilisation en continu des acteurs indispensables à l’élaboration des entrants de la réalisation et à la réception des travaux.

MISE EN ŒUVRE OPÉRATIONNELLE

La mise en œuvre opérationnelle de la démarche Forfait Agile nécessite un accompagnement sur mesure des chefs de projets, de la DSI et de la DHA, dans une perspective d’autonomie complète à moyen terme.

1/ Accompagnement des chefs de projets

En tant qu’interlocuteurs principaux des prestataires et des métiers, les chefs de projet sont les garants de la mise en œuvre opérationnelle du Forfait Agile. Ce sont donc les premiers acteurs à faire monter en compétence pour leur permettre d’assurer :

  • Dans les phases de cadrage : l’identification et la formalisation des besoins à la maille nécessaire pour l’évaluation des coûts de mise en œuvre forfaitaires par les prestataires
  • Dans les phases d’avant-vente / de consultation : la clarification et la validation des modalités de fonctionnement attendues avec les prestataires (gestion du changement, modes de réalisation et de pilotage)
  • Dans les phases de réalisation : le suivi et le recadrage des prestataires, la mobilisation des métiers en continu et l’accompagnement à la gestion du changement

Le dispositif de montée en compétence est préétabli avec la DSI et les Chefs de projets et se présente sous la forme d’une combinaison de phases de transmission théorique et d’un appui concret sur la mise en pratique.

Il peut être complété au besoin par des interventions ponctuelles d’expertise auprès des prestataires et des métiers, pour le compte de la DSI et des chefs de projet. Ce complément est particulièrement pertinent dans les phases de mise en route des premiers projets, en appui sur les instances de pilotage stratégique et contractuel, ou en cas de besoin critique (gestion de crise, recadrage, etc.).

2/ Accompagnement de la DSI

L’accompagnement de la DSI dans la mise en place de la démarche Forfait Agile concerne davantage la mise en place à plus large échelle du déploiement opérationnel auprès des équipes et de la conduite du changement auprès des métiers, et l’harmonisation des pratiques entre les différents projets / équipes.

3/ Accompagnement de la DHA

Le dispositif d’accompagnement est complété par une assistance de la DHA sur la formalisation du cadre contractuel, sur les premiers projets, et sur la formalisation des attendus méthodologiques dans le cadre des consultations.

COMMENT DÉMARRER ?

Pour démarrer la mise en place de la démarche Forfait Agile, une approche progressive est recommandée, avec la mise en place d’un pilote sur un premier projet et l’implication d’un premier noyau de chefs de projets.

Par exemple, le plan d’action suivant peut être mis en place:

1/ Présentation de la démarche à un groupe pilote de chefs de projet, diagnostique rapide des pratiques et du gap.

2/ Identification d’un projet pilote et démarrage de l’accompagnement, du cadrage à la mise en œuvre, avec accompagnement de la DHA sur la contractualisation du projet pilote

3/ Feedback régulier à la DSI et au groupe pilote

La démarche est ensuite étendue progressivement avec un accompagnement étendu aux nouveaux projets avec les autres chefs de projets à un rythme adapté au contexte, la mise en place du pilotage transverse et de l’harmonisation des pratiques. Une démarche de tutorat peut également être mise en place avec les premiers chefs de projet formés.

5 RAISONS POUR METTRE EN PLACE L’APPROCHE FORFAIT AGILE SUR VOS PROJETS

1/ Bénéficier à la fois des avantages de l’agilité, vus des métiers (démarrage rapide et capacité à intégrer le changement) et des atouts d’une réalisation forfaitaire avec engagement de résultat, vu de la DSI (maîtrise des coûts, qualité et délais)

2/ Mettre en place un cadre de collaboration serein et constructif avec les métiers et avec les prestataires, basé sur l’équité et la transparence

3/ Maîtriser les demandes de changement des métiers en les responsabilisant sur les arbitrages, à budget constant, et en mettant en évidence les impacts des changements, tout en restant en capacité d’y répondre

4/ Faciliter l’externalisation de la réalisation des projets, avec une responsabilisation complète des prestataires sur le delivery et le sourcing

5/ Harmoniser le pilotage des projets, quel que soit le mode de réalisation choisi (interne, externe ou mixte), avec une vraie capacité d’analyse et d’anticipation.

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