Les réunions de suivi de projet tiennent une bonne place dans la liste des activités chronophages. Parce qu’elles impliquent souvent de nombreux acteurs qui n’ont pas d’autres occasions d’entendre parler du projet, elles peuvent vite dériver en réunions interminables au ROI douteux. Je vous propose un retour d’expérience concret sur la manière dont j’ai structuré les réunions de suivi hebdomadaire des projets agiles dont je m’occupe, avec pour objectif de vous permettre de faire un point d’avancement complet de chaque projet en moins de 30 minutes.
UN SUPPORT QUI STRUCTURE LA RÉUNION
Pour être certain d’aborder l’ensemble des points clés, et pour pouvoir se repérer, un support de réunion est indispensable. Nous utilisons une présentation composée des diapositives qui définissent les 8 étapes de la réunion de suivi, décrites ci-dessous.
1/ Suivi d’avancement : backlog projet
Ce qu’on voit : Liste des items (fonctionnalités & étapes techniques majeures) qui constituent le périmètre du projet. Un code couleur permet de voir très rapidement les items démarrés (fond jaune) et terminés (fond vert).
Ce qu’on dit : On ne parle que des items qui ont changé d’état (ce qui n’apparait pas sur le slide !) : ce qu’on a terminé depuis la dernière réunion, et ce qu’on a démarré.
2/ Suivi d’avancement : story mapping (Optionnel)
Ce qu’on voit : Graph des macro-fonctionnalités ou des pages qui constituent l’application. Un code graphique permet de voir les fonctionnalités ou les pages démarrées (cadre vert pointillé) et terminées (cadre vert continu)
Ce qu’on dit : La encore, on ne parle que de ce qui a changé. Comme c’est souvent redondant avec le backlog, on passe très vite sur cette étape, mais elle permet d’apporter une vision différente et complémentaire de l’avancement du projet.
3/ Suivi d’avancement : burndown chart
Ce qu’on voit : Courbe du nombre d’items restant à démarrer et restant à terminer, dans le temps, sur une échelle temporelle allant du démarrage du projet à la date de fin prévisionnelle. Un axe représente la trajectoire théorique linéaire, illustrant le positionnement idéal de la courbe du restant à terminer.
Ce qu’on dit : Le burndown chart permet de représenter simplement l’état d’avancement du projet au regard du délai. Selon la position et la pente des deux courbes, il est possible d’identifier les risques de retard, les problèmes de recette, les perturbations d’activité,… L’idée est donc de partager avec tous les interlocuteurs l’état de santé du projet illustré par la courbe, de partager les explications sur la forme des courbes et d’en tirer, si nécessaire, des idées d’actions : renforcer l’équipe, réduire les sources de perturbation, améliorer un process,…
4/ Suivi des opérations techniques
Ce qu’on voit : Tableau listant les opérations techniques, les acteurs, les dates et le statut associé. Une opération technique correspond par exemple à un audit de sécurité, une mise en production, etc. Les opérations terminées avant le dernier point de suivi sont supprimées du tableau.
Ce qu’on dit : Le tableau est très synthétique, et il peut être opportun de dire un mot pour expliquer ou éclairer le contexte des différentes opérations listées. Il ne s’agit pas de rentrer dans le détail, mais plutôt de donner de la visibilité sur les activités connexes à la réalisation.
5/ Chantiers fonctionnels et techniques
Ce qu’on voit : Tableau listant les chantiers fonctionnels ou techniques spécifiques, nécessitant une instruction particulière, les acteurs, les dates et le statut associé. Les chantiers terminés avant le dernier point de suivi sont supprimées du tableau. Un chantier fonctionnel correspond par exemple à la conception fonctionnelle d’un ensemble de fonctionnalités ou d’IHM, à la mise à disposition de certains contenus, etc. Un chantier technique correspond par exemple à l’instruction technique d’une interface avec un composant tiers. A noter : on ne doit pas retrouver les items du backlog ou les opérations techniques dans cette liste.
Ce qu’on dit : Comme pour les opérations techniques, l’idée n’est pas de rentrer dans le détail, mais juste de s’assurer que tout le monde a bien en tête l’état d’avancement des sujets en cours et les informations principales à connaître : « on a pu avancer, mais il reste encore les points suivants à creuser » ou « on est en attente d’un retour de X pour avancer… »
6/ Calendrier projet (Optionnel)
Ce qu’on voit : Principaux jalons et phases clé du projet, en mode Gantt.
Ce qu’on dit : Pas grand-chose, on passe rapidement sur cette diapo, sauf s’il y a des changements importants : décalage de phases ou d’opérations, allongement du planning, etc.
7/ Suivi des actions
Ce qu’on voit : Tableau listant les actions, les acteurs, les dates et le statut associé. On ne doit pas retrouver dans cette liste de redondance avec les chantiers techniques et fonctionnels ou avec les opérations techniques.
Ce qu’on dit : On vérifie juste l’avancement des actions, et le respect des engagements de délais. Si nécessaire, on ajuste, mais on peut mettre en évidence les actions en retard.
8/ Suivi des risques
Ce qu’on voit : Tableau listant les risques, le niveau de gravité, les facteurs identifiés, les actions engagées pour les couvrir et le statut.
Ce qu’on dit : L’objectif est de partager un même niveau d’information sur les risques du projet, sur les solutions envisagées et sur l’avancement des plans de couverture. Si nécessaire, il faut prévoir des réunions dédiées pour discuter des moyens à mettre en œuvre pour couvrir les risques.
MAINTENIR LE RYTHME
En suivant ce plan, nous arrivons à partager une vue synthétique de tous les pans du projet. Il est cependant nécessaire de maintenir le rythme de la réunion et de recadrer aussi souvent que nécessaire les échanges pour ne pas dériver, en proposant notamment de traiter certains sujets dans le détail à l’occasion d’échanges dédiés. En restant focalisés sur un niveau d’information limité à l’avancement du projet et aux principales informations nécessaires à la prise de décision, 30 minutes sont largement suffisantes pour faire un suivi complet et précis de chaque projet.